Se você tem um negócio, precisa de um sistema de contabilidade para registrar suas receitas e despesas. Este é o primeiro passo que você deve fazer para iniciar a sua empresa. O quanto antes a automatização, melhor será a adaptação.
Como escolher um software direito da contabilidade para seu negócio?
Pode parecer confuso, pois existe uma abundância de produtos disponíveis no mercado atualmente. Listamos alguns critérios importantes que você deve considerar antes de investir em um sistema de contabilidade.
Criamos também um pequeno passo a passo no final deste post para ajudá-lo no processo de tomada de decisão.
Sistema online ou offline?
A primeira pergunta para perguntar-se é – Se eu quero um software online ou um desktop baseado em software offline?
Como isso importa? Bem, a maioria das empresas hoje em dia estão adotando softwares baseados em nuvem, já que oferecem muitas vantagens sobre softwares tradicionais offline. No entanto, algumas empresas, como lojas de varejo exigem velocidade e nem sempre conectado à internet. Para eles, os sistemas offline são a melhor opção.
Quais as vantagens do software de contabilidade em nuvem?
- Nada a instalar. Inscreva-se e comece a introduzir as suas transações;
- Você não precisa se preocupar com atualizações. Os softwares on-line estão sempre atualizados;
- Pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo habilitado para Internet em qualquer lugar;
- Os dados de todos os seus escritórios estarão sempre sincronizados;
- Ele pode integrar com outras aplicações baseadas em nuvem.
Quando devo comprar um software offline ou de desktop?
Se você tem uma loja de varejo e precisa criar algumas centenas de faturas ao balcão ou ainda não tem conectividade com a Internet no local da sua empresa, pode pensar em adquirir um sistema offline. Agora se você precisa de um sistema mais customizado para a sua empresa o offline é a melhor opção.
Leia mais sobre como seus dados financeiros são mais seguros na nuvem.
Software de contabilidade possui segurança de dados?
Ignore este ponto se você optou por ir para um pacote de contabilidade offline. Se você está pensando e considerando um aplicativo de contabilidade online, então a segurança dos dados é o aspecto mais importante para verificar.
Coisas essenciais a verificar:
– Pergunte à empresa como armazenam os dados do aplicativo. Na maioria dos casos, essas informações estarão disponíveis em seu website. Se o seu fornecedor de software de contabilidade estiver hospedando o aplicativo em seus próprios servidores, pergunte-lhes sobre as medidas de segurança que estão tomando para proteger seus dados.
– Verifique se esses serviços estão usando a conexão HTTPS. É muito simples verificar isso – basta abrir o aplicativo e ver se o URL na barra de endereços começa com https: //. Normalmente, isso é realçado em cor verde. Você pode até clicar nisso para exibir o certificado de segurança. O protocolo HTTPS garante que os dados transferidos do computador para os servidores da empresa de software sejam criptografados e não possam ser vistos por hackers.
Quais as características de um sistema de contabilidade online?
Faça uma lista de recursos essenciais que você absolutamente precisa em um software de contabilidade. Aqui estão alguns recursos que devem fazer parte de um bom pacote de contabilidade.
Acompanhe as despesas de acordo com as categorias;
Gerenciar inventário, movimentos de estoque para dentro e para fora e desperdício;
Efetue a reconciliação bancária ao importar transações bancárias;
Criar pedidos e registrar compras de inventário;
Criar e gerenciar impostos;
Gerenciar lista de clientes e fornecedores;
Ver contas a pagar e contas a receber;
Exibir balanço, demonstração de lucros e perdas e relatórios de balanço de avaliação;
Adicionar membros adicionais da equipe;
A interface de usuário do sistema em nuvem é fácil?
A maioria dos empresários não têm qualquer experiência em contabilidade. Se você tiver um contador dedicado usando o aplicativo, como proprietário, você deve ser capaz de fazer o login e navegar nas coisas. Além disso, deve ser fácil o suficiente para seus funcionários aprender a usar o software. O investimento em treinamento é um custo e deve ser evitado.
Software online vale a pena?
Muitas empresas cometem um erro ao comprar um aplicativo que se adapte às suas necessidades no momento da compra. Mais tarde, quando seu negócio começa a crescer, o software de contabilidade não lidará com o progresso e, eventualmente, os empresários têm de migrar para outro software. Migrar dados de um sistema existente para um software completamente novo pode ser doloroso.
Então, selecione um software de contabilidade que pode escalar com suas necessidades de negócios. Alguns softwares oferecem apenas uma versão do produto e alguns têm versões progressivas dependendo do tipo de negócio ou tamanho. Vá para o software que oferece uma versão de nível de entrada, bem como uma versão rica em recursos que você pode não precisar agora, mas definitivamente vai precisar no futuro.
Quanto custa um sistema de contabilidade online?
Alguns provedores de software podem cobrar pelo suporte ou atualizações. Às vezes, um software básico é fornecido a um custo mais baixo e, em seguida, você é forçado a comprar “add-ons” ou pagar por “taxa de manutenção”. Portanto, verifique se há algum custo oculto associado com o software que você está planejando comprar.
A melhor maneira de saber isso, é verificar a página do site do provedor de software. Se eles estão vendendo serviços adicionais, aqueles serão mencionados lá.
Suporte pós-venda
Esta é a coisa mais importante, mas mais ignorado ao selecionar um software de contabilidade. Não importa o quão bom ou fácil o software é, você vai precisar de suporte em algum ponto. E se você não tem ninguém para te ajudar, todo o seu investimento vai por água abaixo.
Falta de apoio também é uma das razões pelas quais alguns softwares de contabilidade são baratos. Obviamente, o custo de suporte não está incluído na oferta. Você deve evitar tais produtos a qualquer custo.
Aqui está uma dica simples para verificar o suporte – basta enviar uma mensagem ou ligar para o número de suporte e ver como eles respondem. Com base no tempo de resposta e na qualidade da resposta, você conhecerá sua infraestrutura de suporte.
6 etapas para selecionar um software de contabilidade perfeito
Fale com os funcionários e clientes que estarão usando o software;
Descubra o que exatamente que recursos e funcionalidades você precisa para fazer seu trabalho. Depois de entender suas necessidades contábeis, faça uma lista e mantenha-a à mão;
Conheça o seu orçamento, descubra quanto você pode pagar neste momento. Isso irá filtrar quase metade de suas opções;
Google é seu melhor amigo e deve ser o primeiro ponto para iniciar a sua investigação. Confira sites de comparação de software e depoimentos dos usuários existentes. Faça uma lista de nomes de software em uma planilha simples;
Visite o site do fornecedor de software e solicite uma demonstração. Você pode fazer perguntas relacionadas ao seu nicho durante a demonstração. Assista aos vídeos passo a passo da aplicação, se disponíveis;
Faça um teste. Sempre faça um teste antes de comprar qualquer sistema de contabilidade. Insira as transações simbólicas relacionadas ao seu negócio e verifique a exatidão dos relatórios. Se tudo estiver bem, você está pronto!
Conclusão
Encontrar um software de contabilidade perfeito para o seu negócio não é uma tarefa fácil. Depois de investir seu tempo e dinheiro em um sistema de contabilidade, será muito difícil migrar para outro depois de algum tempo.
Então, é sempre melhor gastar mais tempo antes da compra para salvar a frustração de uma fase posterior. Já começou a procurar um software de contabilidade para a sua empresa? Teste os sistemas da SuperSoft grátis por 7 dias.
