Selecionamos as maiores dúvidas sobre o assunto e criamos esse post com perguntas e respostas para facilitar e ajudar no entendimento da Escrituração Contábil Digital.
Lembre-se que você precisa enviar a ECD até o último dia útil do mês de maio, ano seguinte ao ano-calendário a que se refira à escrituração.
O que é o Sped?
“O Sped é o instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado de informações”. (Redação dada pelo Decreto no 7.979, de 8 de abril de 2013).
Quem são obrigados a efetuarem a entrega do Sped Contábil?
I – as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real; II – as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; III – as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012. IV – as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.
OBS: para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa. As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação.
Qual o prazo para a entrega do Sped Contábil?
A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira à escrituração.
Quais livros a ECD abrange?
São previstas as seguintes formas de escrituração:
G – Diário Geral;
R – Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar);
A – Diário Auxiliar;
Z – Razão Auxiliar;
B – Livro de Balancetes Diários e Balanços; e
S – Livro da SCP Mantida pelo Sócio Ostensivo.
Quem deve assinar os livros digitais dentro do Sped Contábil?
O livro digital deve ser assinado por, no mínimo, duas pessoas: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista.
Não existe limite para a quantidade de signatários, mas os contabilistas sempre devem assinar por último. O PVA do Sped Contábil só permite que o contabilista assine após a assinatura de todos os representantes da empresa listados no registro J930.
Preciso ter certificado digital para realizar o Sped Contábil?
Devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF. Os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) também podem ser utilizados. O livro digital deve ser assinado com certificado digital de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Qual valor da multa pela falta de entrega?
De acordo com o art. 57, da Medida Provisória no 2.158-35, de 24 de agosto de 2001, com a nova redação dada pela Lei no 12.766, de 27 de dezembro de 2012, o sujeito passivo que deixar de apresentar, nos prazos fixados, declaração, demonstrativo ou escrituração digital exigidos nos termos do art. 16, da Lei no 9.779, de 19 de janeiro de 1999, ou que os apresentar com incorreções ou omissões, será intimado para apresentá-los ou para prestar esclarecimentos pela RFB e sujeitar-se-á às seguintes multas:
Art. 57. O sujeito passivo que deixar de cumprir as obrigações acessórias exigidas nos termos do art. 16 da Lei no 9.779, de 19 de janeiro de 1999, ou que as cumprir com incorreções ou omissões será intimado para cumpri-las ou para prestar esclarecimentos relativos a elas nos prazos estipulados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e sujeitar-se-á às seguintes multas:
I – por apresentação extemporânea:
- a) R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional;
- b) R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas;
- c) R$ 100,00 (cem reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas;
II – por não cumprimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil para cumprir obrigação acessória ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário;
III – por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:
- a) 3% (três por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta);
- b) 1,5% (um inteiro e cinco décimos por cento), não inferior a R$ 50,00 (cinquenta reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.
- 1º Na hipótese de pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional, os valores e o percentual referidos nos incisos II e III deste artigo serão reduzidos em 70% (setenta por cento).
- 2º Para fins do disposto no inciso I, em relação às pessoas jurídicas que, na última declaração, tenham utilizado mais de uma forma de apuração do lucro, ou tenham realizado algum evento de reorganização societária, deverá ser aplicada a multa de que trata a alínea b do inciso I do caput.
- 3º A multa prevista no inciso I do caput será reduzida à metade, quando a obrigação acessória for cumprida antes de qualquer procedimento de ofício.
- 4º Na hipótese de pessoa jurídica de direito público, serão aplicadas as multas previstas na alínea a do inciso I, no inciso II e na alínea b do inciso III.
Anexo ao Ato Declaratório Executivo Cofis no 17/2015 Manual de Orientação do Leiaute da ECD Atualização: Março de 2015 RFB/Subsecretaria de Fiscalização/Coordenação Geral de Fiscalização/Divisão de Escrituração Digital Página 17 de 311.
Exemplo: Se o prazo de entrega termina no dia 30/06 e o livro for entregue no dia 01/07, a multa é de R$ 1.500,00 (empresas tributadas pelo lucro real). O valor é mantido até o último dia do julho. Iniciado o mês de agosto, a multa passa para R$ 3.000,00. E, assim, sucessivamente. Ainda há possibilidade de redução de 50% no valor da multa a ser paga, caso a escrituração digital seja entregue após a data limite e antes de qualquer procedimento de ofício. O código de receita da multa por atraso na entrega da ECD é 1438.
Quais registros existentes e seus dados a serem informados?
Abaixo seguem alguns registros e sua descrição:
- Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária, o registro 0000 abre o arquivo da ECD, informa o período correspondente à escrituração e identifica a pessoa jurídica;
- Registro 0001: Abertura do Bloco 0, registro 0001 abre o bloco 0 e indica se há ou não há dados informados no bloco;
- Registro 0007: Outras Inscrições Cadastrais da Pessoa Jurídica, neste registro, devem ser incluídas as inscrições cadastrais da pessoa jurídica que, legalmente, tenha direito de acesso ao livro contábil digital, exceto as informadas no registro 0000;
- Registro 0020: Escrituração Contábil Descentralizada, este registro deve ser preenchido somente quando a pessoa jurídica utilizar escrituração descentralizada;
- Registro 0150: Tabela de Cadastro do Participante, representa um conjunto de informações para identificar as pessoas físicas e jurídicas com as quais a empresa tem algum tipo de relacionamento específico. Somente devem ser informados os participantes com os quais a empresa tenha um dos relacionamentos constantes em tabela específica do Sped;
- Registro 0180: Identificação do Relacionamento com o Participante Neste registro deve ser informados os códigos de relacionamento dos participantes, conforme tabela do Sped, a data início de do relacionamento e da data de término do relacionamento, caso exista;
- Registro 0990: Encerramento do Bloco 0, registro 0990 encerra o bloco 0 e indica o total de linhas do bloco 0;
- Registro I001: Abertura do Bloco I, o registro I001 abre o bloco I e indica se há ou não há dados informados no bloco;
- Registro I010: Identificação da Escrituração Contábil, registro que identifica a escrituração contábil do arquivo;
- Registro I012: Livros Auxiliares ao Diário, este registro deve ser preenchido com as informações dos livros auxiliares;
- Registro I015: Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se Refere a Escrituração Auxiliar, este registro deve ser preenchido com a identificação das contas da escrituração resumida a que se refere a escrituração auxiliar;
- Registro I020: Campos Adicionais, quando, para manter a integridade e a correção da informação, for necessária a apresentação de dados não previstos nos arquivos padronizados, eles deverão ser incluídos no arquivo correspondente, mediante acréscimo de campos ao final de cada registro;
- Registro I030: Termo de Abertura do Livro, este registro identifica os dados do termo de abertura do livro correspondente ao arquivo e é um registro obrigatório e exclusivo para as pessoas jurídicas sujeitas a registro em Juntas Comerciais;
- Registro I050: Plano de Contas, a ECD é a contabilidade comercial das empresas e, portanto, é baseada no plano de contas que a empresa utiliza para o registro habitual dos fatos contábeis. Assim, os códigos das contas analíticas do plano da empresa são os que devem ser informados;
- Registro I051: Plano de Contas Referencial, o plano de contas referencial tem por finalidade estabelecer uma relação (DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um plano de contas padrão;
- Registro I052: Indicação dos Códigos de Aglutinação, as informações deste registro serão utilizadas para a elaboração das demonstrações contábeis nos registros do bloco J;
- Registro I053: Subcontas Correlatas Registro utilizado, para demonstrar os grupos (Código de identificação do grupo de conta-subconta – “COD_IDT” – Campo 02) compostos de uma conta “pai” e uma ou mais subcontas correlatas. É possível utilizar o mesmo código de identificação do grupo para mais de um conjunto de conta “pai” e subconta(s).
- Registro I075: Tabela de Histórico Padronizado, objetivo deste registro é facilitar e aperfeiçoar o preenchimento do arquivo da escrituração. A pessoa jurídica define históricos padronizados, que devem ser únicos para todo o período a que se refere à escrituração e utiliza somente os códigos pré-definidos neste registro por ocasião do preenchimento do registro relativo ao detalhamento dos lançamentos contábeis;
- Registro I100: Centro de Custos, registro obrigatório para todos os que utilizem, em seu sistema contábil, centros de custo, mesmo que não tenham sido necessários nos registros I051 e I052;
- Registro I150: Saldos Periódicos – Identificação do Período, este registro identifica o período relativo aos saldos contábeis. A periodicidade do saldo é, no máximo, mensal, mas poderá conter fração de mês nos casos de abertura, fusão, cisão, incorporação, extinção ou transformação;
- Registro I151: Assinatura Digital dos Arquivos que Contêm as Fichas de Lançamento Utilizadas no Período, este registro identifica o hash das fichas de lançamento utilizadas no período;
- Registro I155: Detalhe dos Saldos Periódicos, registro I155, que é filho do registro I150, informa os saldos das contas contábeis, trazendo o total dos débitos e créditos mensais para as contas patrimoniais após o encerramento do período;
- Registro I157: Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior -Este registro deve ser utilizado para informar as transferências de saldos das contas do plano de conta anterior;
- Registro I200: Lançamento Contábil, este registro define o cabeçalho do lançamento contábil;
- Registro I250: Partidas do Lançamento, este registro identifica todas as contrapartidas do valor do lançamento informado no registro I200 (cabeçalho do lançamento), ou seja, o somatório de todas as contrapartidas a crédito e o somatório de todas as contrapartidas a débito devem ser iguais ao valor do lançamento informado no registro;
- Registro I300: Balancetes Diários – Identificação da Data, registro I300 traz os balancetes diários;
- Registro I310: Detalhes do Balancete Diário, registro I310 traz os detalhes do balancete diário, isto é, os totais de débitos e créditos para cada conta contábil/centro de custos em determinada data;
- Registro I350: Saldo das Contas de Resultado Antes do Encerramento – Identificação da Data, este registro identifica o período relativo aos saldos contábeis das contas de resultado antes do encerramento. A periodicidade do saldo é, no máximo, mensal, mas poderá conter fração de mês nos casos de abertura, fusão, cisão, incorporação ou extinção;
- Registro I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento, registro I355 traz os detalhes das contas de resultado antes do encerramento, isto é, o valor do saldo final de cada conta antes dos lançamentos de encerramento;
- Registro I500: Parâmetros de Impressão e Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável, neste registro deve ser especificado o tamanho da fonte a ser utilizado na impressão do livro “Z”, que é um livro auxiliar com formatação especificada pelo próprio usuário;
- Registro I510: Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável, neste registro devem ser informados os campos que serão utilizados no livro “Z” (Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável), tais como: nome do campo, descrição do campo, tipo (numérico ou caractere), tamanho do campo, quantidade de casas decimais e largura da coluna na impressão;
- Registro I510: Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável;
- Registro I550: Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável;
- Registro I555: Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável;
- Registro I990: Encerramento do Bloco I;
- Registro J001: Abertura do Bloco J;
- Registro J005: Demonstrações Contábeis;
- Registro J100: Balanço Patrimonial;
- Registro J150: Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
- Registro J210: DLPA – Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados/DMPL – Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido;
- Registro J215: Fato Contábil que Altera a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido;
- Registro J800: Outras Informações;
- Registro J801: Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD;
- Registro J900: Termo de Encerramento;
- Registro J930: Signatários da Escrituração;
- Registro J932: Signatários do Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD;
- Registro J935: Identificação dos Auditores Independentes;
- Registro J990: Encerramento do Bloco J;
- Bloco K: Conglomerados Econômicos;
- Registro K001: Abertura do Bloco K;
- Registro K030: Período da Escrituração Contábil Consolidada;
- Registro K100: Relação das Empresas Consolidadas;
- Registro K110: Relação dos Eventos Societários;
- Registro K115: Empresas Participantes do Evento Societário;
- Registro K200: Plano de Contas Consolidado;
- Registro K210: Mapeamento para Planos de Contas das Empresas Consolidadas;
- Registro K300: Saldos das Contas Consolidadas;
- Registro K310: Empresas Detentoras das Parcelas do Valor Eliminado Total;
- Registro K315: Empresas Contrapartes das Parcelas do Valor Eliminado Total;
- Registro K990: Encerramento do Bloco K;
- Bloco 9: Controle e Encerramento do Arquivo Digital;
- Registro 9001: Abertura do Bloco;
- Registro 9900: Registros do Arquivo;
- Registro 9990: Encerramento do Bloco 9;
- Registro 9999: Encerramento do Arquivo Digital.
O certificado pode ser o do contador ou tem que ser da empresa?
Os certificados devem ser obrigatoriamente do Contador e do Administrador da Empresa, podendo eventualmente este último ser também o contador (se constar como procurador da empresa na Junta Comercial).
O livro digital deve ser assinado por, no mínimo, duas pessoas: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista. Não existe limite para a quantidade de signatários, mas os contabilistas sempre devem assinar por último. O PVA do Sped Contábil só permite que o contabilista assine após a assinatura de todos os representantes da empresa listados no registro J930.0
