Hoje em dia, a maioria dos municípios emite e exige uma Nota Fiscal Eletrônica. A NF-e é transmitida pela internet e serve para facilitar o tramite de papel do documento entre o emissor da nota, o comprador e os órgãos públicos. Mas afinal o que e qual a finalidade da emissão de nota fiscal eletrônica?
O que é uma Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal é um recibo obrigatório após qualquer transação de venda de produtos ou serviços. Ela documenta a transação e serve para o recolhimento de impostos. A não utilização da nota é considerada sonegação fiscal. Consumidores devem exigir sua nota fiscal em todas as transações comerciais.
Ela é emitida eletronicamente e armazenada; e sua validade é garantida por uma assinatura digital. A NF-e é parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) adotado pelo governo através de um decreto firmado em janeiro de 2007.
Qual o objetivo da Nota Fiscal Eletrônica?
O objetivo da NF-e é utilizar um único modelo nacional de documento fiscal eletrônico em operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, substituindo as antigas feitas em papel nos modelos 1 e 1A.
E isso engloba o SPED, citado no tópico anterior. Ela não substitui outros modelos de documentos fiscais como, por exemplo, a Nota Fiscal ao Consumidor (modelo 2) ou Cupom Fiscal. Para esses casos foi criado o SAT.
Quais os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica?
Alguns dos benefícios da NF-e, além do aumento da velocidade de transmissão da informação, incluem a simplificação do processo e a preservação do meio ambiente já que a impressão física do documento não é necessária. Confira outros benefícios:
- Redução de custos do papel e do transporte da documentação fiscal;
- Redução de erros no processo;
- Incentivo à modernização e adoção de novas tecnologias;
- Maior credibilidade e transparência no processo fiscal;
- Melhorias no controle fiscal e menos sonegação.
Como surgiu a Nota Fiscal Eletrônica?
As primeiras Notas Fiscais Eletrônicas foram emitidas em setembro de 2006, deixando de ser um projeto-piloto, e se tornaram obrigatórias a partir de abril de 2007 em alguns setores.
Para todos os demais contribuintes do ICMS, a obrigatoriedade teve início em dezembro de 2010. Ela integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal.
Qual a função do papel da Nota Fiscal Eletrônica?
Aquilo que geralmente recebemos com as mercadorias, em papel, é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Nele é possível encontrar a chave de acesso (44 números) para se ter acesso às informações da NF-e.
É utilizado para acompanhar a mercadoria em trânsito, para efeito de fiscalização. Só é válida após o agente fiscalizador consultar a chave de acesso.
Já para as empresas, o que importa é um arquivo de extensão XML, geralmente enviada pelo fornecedor via e-mail. Mas, quem utiliza o Sped Controle não precisa ter esse tipo de preocupação.
O que significa XML?
O XML é o arquivo que guarda todas as informações referentes à Nota Fiscal Eletrônica. Ou seja, é a nota em si. Por ele, a Receita Federal tem acesso ao conteúdo e pode detectar qualquer irregularidade, intensificado a fiscalização.
Mesmo que não seja de seu conhecimento uma NF-e emitida contra seu CNPJ, é você quem paga a multa por não declarar. E é para isso que existem sistemas de automação e gerenciamento de XMLs e outros documentos fiscais.
Eu preciso emitir a Nota Fiscal Eletrônica?
De acordo com a legislação do Estado de São Paulo, há situações em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo: em uma venda fora do estabelecimento, desde que sejam expedidas as NF-es na remessa e no retorno.
Nestes casos, podem ser emitidas notas de papel modelo 1 ou 1A com o preenchimento, por parte do contribuinte, no Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e – PCAT 162/2008 – artigo 7º – Hipótese ‘__’” (descrever a hipótese).
Quais são prazos e as condições para cancelamento de notas fiscais eletrônicas?
Uma Nota Fiscal Eletrônica pode ser cancelada em até 24 horas após sua emissão. Entre esse período e 31 dias é possível por intermédio do software emissor, contudo gera multa da Receita Federal. Mas, para ser cancelada, o produto não pode ter circulado e ainda depende de análise e validação por parte da Receita Federal.
O que fazer se o produto já tiver circulado?
Neste caso, o ideal é que o destinatário emita uma nota de devolução ou o remetente emita uma nova de entrada. Em hipótese alguma é recomendável que Notas Fiscais Eletrônicas sejam alteradas ou canceladas.
Como lidar com erros na emissão?
Está prevista na legislação a possibilidade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica complementar nos seguintes casos:
I – no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;
II – na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;
III – na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
IV – para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
V – na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;
VI – em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco. Em alguns Estados há a Carta de Correção e é necessário consultar a Secretaria de Fazenda (SEFAZ) para verificar a disponibilidade e procedimentos.
Sistema de emissão e gerenciamento de Nota Fiscal Eletrônica?
Um sistema de gerenciamento da NF-e simplifica diversas tarefas, como recebimento de pedido, conferência de pagamentos, emissão de NF-e e acompanhamento de encomendas.
O Software de nota fiscal eletrônica é uma oportunidade para os empreendedores aderirem às facilidades que um sistema de gestão oferece como agilidade, segurança e economia.
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Fonte: Blog Tributário
