Você sabe como controlar seu fluxo de caixa?
Todos os dias, os novos concorrentes jogam no ringue do empreendedorismo. E todos os dias vários morrem. Muitos desses empresários, depois de passar um tempo considerável, ajustando seu plano de negócios, encontram-se perguntando por que sua empresa, com seu produto ou serviço inovador, sofreu tal destino.
Em muitos casos, a resposta é fácil: fluxo de caixa.
O que é fluxo de caixa?
“O fluxo de caixa é a força vital de um negócio e crítico em seu crescimento”, de acordo com o consultor de marketing Caron Beesley. “Com o dinheiro apertado e os empréstimos bancários difíceis de obter, uma empresa com dinheiro fechado pode facilmente ser empurrada para a margem”.
A lição que os empresários devem dominar imediatamente é que uma empresa não pode operar muito tempo quando a saída de caixa excede a entrada de caixa. Todos os negócios devem monitorar zelosamente seu fluxo de caixa para evitar uma séria interrupção do negócio. Nos negócios, o dinheiro é rei e o fluxo de caixa é prioridade nº 1.
Uma porcentagem significativa de problemas de fluxo de caixa, acontecem porque os proprietários não gastaram tempo suficiente estimando a chegada de vários fluxos de receita e equilibrado contra a necessidade de pagar certas despesas.
Fluxo de caixa é importante para a minha empresa?
Os empresários devem perceber a importância crítica do cálculo de projeções de fluxo de caixa precisas para abordar as atividades do dia-a-dia. Os proprietários que não estimam cuidadosamente seu fluxo de caixa por um período próximo (o dia, semana, mês e trimestre) colocam seu negócio em risco sério.
A partir do primeiro dia, as empresas devem rastrear e gerenciar seu dinheiro desde o momento em que devem pagar fornecedores, funcionários e outros e, o tempo que eles coletam de seus clientes.
As dicas a seguir podem ajudar os proprietários de empresas a garantir que seu fluxo de caixa seja gerenciado e não colocar o negócio em risco de falha:
Devo criar orçamentos?
Os proprietários de empresas devem se sentar para estimar cuidadosamente as entradas e saídas de caixa esperadas. Os fatores a serem considerados incluem o ciclo de vendas, os termos e os descontos fornecidos aos clientes, as taxas de inadimplência da indústria e outros fatores que podem afetar o momento do recebimento de caixa.
Da mesma forma, é necessário estimar despesas e outros desembolsos de caixa. Isso inclui o momento da compra de equipamentos, matérias-primas e suprimentos. Inclui também o cronograma de pagamento de salários, impostos e outras despesas do dia-a-dia.
Como monitorar os resultados do fluxo de caixa?
Examinar o orçamento não deve ser uma atividade pouco frequente. Pelo menos uma vez por mês o fluxo de caixa real deve ser comparado com o orçamento para determinar colocar no sistema.
Se os fluxos de caixa forem menos do que previstos, descubra o motivo do déficit. Se as saídas de caixa acabarem sendo maiores do que o esperado, a compreensão da causa também é importante.
Uma vez que os motivos das variações orçamentárias são determinados, a empresa pode fazer as correções necessárias, quer para o orçamento, quer para o plano de negócios ou para ambos.
Preciso de um plano B?
Independentemente da quantidade de tempo e energia que um dono de empresa dedique à criação de um orçamento, eventos inesperados podem surgir repentinamente, causando estragos no mesmo sistema de gerenciamento de caixa.
Durante esses momentos, o negócio pode precisar confiar em uma fonte de dinheiro para manter a operação em funcionamento até que as coisas voltem ao normal.
Fontes típicas de financiamento contingente incluem linhas de crédito, bens pessoais e amigos e familiares. Os donos de empresas devem ter um Plano B bem feito antes que os fundos sejam necessários.
Por exemplo, um empresário que planeja emprestar fundos para cobrir uma queda de caixa deve ter linha de crédito antes do dinheiro ser necessário. Permitir que um problema do fluxo de caixa ocorra antes de solicitar um empréstimo pode ser bem complicado, já que a maioria dos bancos hesitará em emprestar dinheiro a uma empresa em perigo.
Mesmo que um banco estivesse disposto a estender um empréstimo, poucas instituições financeiras podem subscrever e aprovar um pedido em menos de um mês. Até então, o negócio pode já ter falido devido à sua incapacidade de cobrir suas necessidades de caixa.
Como controlar meu fluxo de caixa?
Um elemento-chave do gerenciamento do fluxo de caixa é controlar o tempo de entrada e saída dos fundos. Pode ser costume, dependendo da indústria, que uma empresa ofereça crédito aos compradores.
Por exemplo, os clientes podem ser prorrogados por um período de 30 dias para fornecer o pagamento. Toda vez que esse tipo de transação ocorre, isso coloca uma pressão sobre o negócio. Embora o comprador não precise pagar o pagamento por 30 dias, a empresa deve continuar a cumprir suas obrigações financeiras.
A tática mais fácil para uma empresa é faturar um cliente imediatamente. As empresas que fazem vendas a crédito devem garantir que a fatura seja entregue dentro de 24 horas da transação. Além disso, as empresas devem acompanhar suas faturas e enviar lembretes.
Preciso de um sistema de contas a pagar e a receber?
Novos empreendedores tendem a considerar que quando o negócio é ainda jovem e sem grande volume, qualquer aplicativo de gestão serve – especialmente os gratuitos ou genéricos de muito baixo custo.
Acabam pegando programas com falhas, sem sinergia com especificidades do seu negócio e sem integração a outros sistemas da empresa. Alguns são quase impossíveis de entender e, normalmente, não há suporte técnico. Resultado: são abandonados e o gestor passa a tentar gerenciar usando planilhas feitas em casa.
Por isso deve ser levado em conta a praticidade e otimização do software escolhido. Faça teste antes de comprar veja se os processos são mais manuais ou mecanizados.
Um sistema ERP pode melhorar meu fluxo de caixa?
Por vezes, mesmo com o caos instalado graças às planilhas e aplicativos grátis da web, o empreendedor teme usar softwares integrados de gestão – os chamados ERPs – por intuir que custam caro, exigem funcionários especializados e só fazem sentido para grandes empresas.
Ao acreditar em um mito que remonta aos anos 90, é comum o empreendedor deixar de buscar alternativas, se contentando com o que já tem.
Resultado: estresse para os administradores, que acabam gastando tempo e energia para remendar situações insustentáveis – e perdendo o foco do principal, que é ser empresário.
Faça quantos orçamentos forem necessários, com quantas empresas quiser. Escolha somente aquela que se enquadra a sua empresa e orçamentos.
