O site CIO em parceria com especialistas em ERP e gerenciamento de mudanças compartilharam dicas sobre como escolher e implantar um sistema ERP para maximizar seu investimento. Além disso, eles descreveram as etapas que você pode tomar para melhorar as chances de os trabalhadores realmente usarem o software.
A implantação de um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) é uma proposta cara, não apenas em termos de dinheiro e manutenção, mas em termos de recursos e tempo dedicados.
Então, para ajudar as organizações a aumentar as chances de uma implantação de ERP bem-sucedida, junto com a ajuda de dezenas de especialistas em gerenciamento de mudanças e ERP, a CIO criou nove dicas sobre como escolher uma solução de software ERP e implantá-la com êxito. Confira!
Preciso de um sistema ERP?
“As empresas que tendem a lutar mais [com ERP] são aquelas que não possuem envolvimento no nível de gerenciamento superior”, diz Daniele Fresca, diretor de Marketing. “Os recursos no nível inferior tendem a não ser editados e envolvidos com o projeto de implementação sem envolvimento no nível superior”, diz ela. Dito isto, “os executivos não precisam chegar ao ponto de conhecer cada detalhe de configuração, mas eles precisam estar conscientes das questões que estão causando atrasos no projeto”.
Quando devo começar a procurar fornecedores?
Faça uma lista clara e extensa de requisitos antes de começar a procurar fornecedores. “Comece definindo cuidadosamente o escopo de seu projeto”, diz Ed Talerico, diretor de Estratégia de Indústria e Solução. “Concentre-se em processos de negócios específicos e requisitos de sistema. Quanto mais específico você pode ser antecipado, mais detalhes seus fornecedores podem estar em suas propostas”.
“Muitas vezes, as pessoas selecionam um sistema ERP com base em fatores como preço, tecnologia atual ou o sistema que é o mais excitante. Mas, sem um bom ajuste, as empresas ficam com uma personalização cara”, observa ela.
A solução: “Encontre um sistema ERP específico da indústria, com ferramentas e recursos projetados para resolver os requisitos de sua empresa. O ROI e os benefícios a longo prazo de um sistema adequado são extensivos”.
Deve investir em sistema de gestão online?
Não se esqueça dos usuários móveis. “À medida que a mobilidade e o BYOD aumentam em todas as indústrias, o acesso aos sistemas ERP dos desktops não são mais uma opção”, diz Ilan Paretsky, vice-presidente de Marketing da Ericom Software. Escolha uma solução ERP que “permita que os usuários sejam produtivos em smartphones e tablets”. No entanto, ao mesmo tempo, assegurará que as informações confidenciais sejam seguras.
Como avaliar um sistema ERP?
Avalie cuidadosamente suas opções antes de selecionar seu sistema ERP. “Os projetos de avaliação mal administrados e mal definidos podem levar a implementações precárias”, diz Tom Brennan, vice-presidente de Marketing, FinancialForce.com. “Definições de requisitos de dados e prioridades vagas podem levar a uma seleção de fornecedor incorreta”.
Além disso, “a falta de participação e a contribuição das principais partes interessadas na fase de avaliação pode levar a uma aceitação e à adoção dos usuários. E não se esqueça de que os atrasos na execução do projeto de avaliação em última instância atrasam a data do go-live e o tempo de benefício. “
“Outro item que muitas organizações faltam durante a fase de seleção de um sistema ERP é relatórios e métricas”, diz Tiffani Murray, consultora de tecnologia de RH. “O que você quer ser capaz de avaliar do sistema? Isso é possível através dos relatórios existentes e pré-construídos no sistema ou você terá que pagar extra para obter métricas personalizadas que direcionarão sua empresa, contratação e recursos? Descubra isso na fase de seleção e não depois de ter assinado um contrato de vários anos. “
Além disso, não se esqueça da integração. Uma solução de ERP que não funciona com seus sistemas de escritórios legais e / ou críticos existentes não é uma solução, mas uma outra peça cara de software não utilizado ou inutilizável.
Finalmente, “encontre um parceiro especializado em sua indústria”, diz Jim Shepherd, diretor de estratégia da empresa, Plex. “Melhor ainda, encontre um que se dedique à sua indústria. Aqueles que tentam enfrentar o mundo ERP inteiro não podem oferecer a mesma experiência”.
Devo pesquisar referências antes de contratar um sistema ERP?
“Em primeiro lugar, ao contratar um fornecedor de soluções ERP, peça ao fornecedor pelo menos três referências”, diz Reuben Yonatan, fundador, GetVoIP.com. Então, “pergunte aos clientes o que correu corretamente, o que deu errado e o que eles poderiam ter feito de forma diferente. Se um fornecedor não pode fornecer pelo menos três clientes confiáveis, eles podem não ter a experiência que você precisa”.
Da mesma forma, se você é membro de uma associação industrial ou conhece alguém que faça parte, peça aos colegas recomendações de ERP.
O que fazer antes de adquirir um sistema de gestão ERP?
“Considere a quantidade de personalização necessária para configurar e implantar”, diz Steve Bittner, vice-presidente de Serviços Profissionais, Unanet. “Sistemas altamente personalizados gerarão um custo maior, não apenas na implantação inicial, mas quando atualizará de lançamento para lançamento”, diz ele.
“Essas empresas com requisitos únicos precisam considerar se esses requisitos podem ser integrados para eliminar a curva de custo íngreme”, diz Bittner. Além disso, as empresas precisam “entender [sua tolerância] para ciclos de implementação mais longos, ROIs mais longos, mais instabilidade, [que podem ser customizados]”, diz ele. “Uma solução chave na mão pode oferecer menos flexibilidade, mas mais estabilidade e menor custo inicial e contínuo”.
“De um modo geral, os processos básicos de negócios de muitas empresas são praticamente iguais (como pagar faturas, cobrar receitas e obter suprimentos)”, diz Greg Palesano, vice-presidente executivo de Serviços de Aplicações da HCL Technologies. “É por isso que o ERP foi construído em primeiro lugar. As empresas podem aproveitar os processos padrão que lideram a classe e foram testados por muitas outras empresas”, diz ele.
Posso confiar em um sistema ERP?
“O gerenciamento da mudança organizacional é fundamental para o sucesso do seu projeto”, diz Matt Thompson, vice-presidente de Serviços Profissionais, EstesGroup. “Os projetos típicos de ERP facilitam mudanças maciças nas organizações que podem incluir a mudança de descrição do trabalho do dia a dia ou a eliminação das descrições de cargos no total. [Estas] mudanças afetam a cultura de sua empresa e sem controle cuidadoso e planos de comunicação e workshops você pode criar um adverso Reação ao ERP [resultando em] barreiras [para] implementação e adoção “.
Como implantar um sistema ERP?
“Não confie apenas no gerente de projeto designado pelo fornecedor, tenha alguém em sua equipe para isso”, diz Morris Tabush, diretor, o TabushGroup. Selecione alguém dentro da organização, que conheça ou seja confortável gerenciando sistemas de software, para servir como gerente de projeto “, ele aconselha.” Esta pessoa será responsável por “reunir todos os requisitos dos usuários finais, aprender o novo sistema por dentro e por fora, trabalhando com o fornecedor na conversão de dados, coordenando treinamento e atuando como o ponto de contato para todos os funcionários “.
“Um dos erros mais comuns cometidos pelas empresas durante a implementação do ERP é gastar muito tempo, energia e dinheiro selecionando o software certo e os parceiros de implementação, apenas para atribuir sua própria equipe” B “ao programa”, acrescenta Palesano. “Isso resulta em inúmeras questões durante o projeto e a implementação, a tomada de decisões e atrasos lentos.
Embora seja difícil liberar seus recursos mais brilhantes de seus empregos em tempo integral, as implementações ERP não são simples e podem ser extremamente caras”, ressalta. Portanto, é importante “colocar suas melhores pessoas no trabalho. Não apenas suas melhores pessoas de TI, suas melhores pessoas, período”.
Quem deve implementar o sistema ERP?
“Aprender uma nova maneira de operar exigirá um compromisso de tempo significativo para todos, então a equipe do projeto deve tomar medidas pró-ativas para reduzir o peso sobre os funcionários”, diz Joel Schneider, co-fundador, Liberty Technology Advisors. “Identifique as necessidades específicas do departamento, permitindo tempo suficiente para desenvolver e entregar programas de treinamento”.
Além disso, é importante “reconhecer que o treinamento mais efetivo pode não ser proveniente de fontes externas”. Os funcionários experientes em tecnologia nos departamentos podem ter a oportunidade de instrução mais aprofundada para se tornarem recursos especializados para seus colegas de trabalho “, explica. “Ter um contato de suporte prontamente disponível dentro de um grupo operacional reduz a dinâmica de” nós contra eles “que pode envenenar o processo de implementação”.
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