Todo empresário sabe — ou acaba descobrindo, mais cedo ou mais tarde — que a lei brasileira é bastante rígida com as pessoas jurídicas. Não basta pagar seus tributos da forma correta, também é preciso guardar os documentos da empresa por um período determinado a fim de evitar complicações posteriores.
A razão do arquivamento dos documentos
Guardar os documentos da sua empresa é importante por uma simples razão: quem não toma essa medida corre o risco de ter que pagar novamente uma conta que já foi quitada.
Os documentos e o tempo que eles devem ficar guardados
De acordo com a legislação brasileira, os documentos legais e contábeis das empresas devem ficar arquivados por, pelo menos, 5 anos. Em razão disso, fizemos uma lista dos documentos mais importantes para uma empresa que devem ser guardados a fim de uma possível comprovação de pagamento:
- Notas fiscais e recibos
- Imposto de Renda
- Programa de Integração Social (PIS)
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
- Livros fiscais
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
- Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS)
- Declaração Anual do Simples Nacional (DASN)
- Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF)
- Declarações DIPJ, DCTF, DACON
- Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA)
- Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções
- As formas de guardar os documentos
Separe os seus documentos, escolha a melhor forma de arquivá-los e mantenha tudo sempre bem organizado. Assim, você evita que a sua empresa seja acionada por possível sonegação de impostos. Guardar os documentos do seu negócio também evita problemas como descontroles contábeis, equívocos estratégicos e cobranças indevidas.
