Se você deseja economizar tempo e fazer mais em um dia, este artigo é para você. A produtividade é um grande negócio. Uma simples pesquisa no Google pela palavra produtividade gera mais de 30.300.000 de resultados (em 0,38 segundos). E a produtividade começa com a organização do seu negócio.
Com base em uma pesquisa da Office Depot com 1.290 proprietários de pequenas empresas, 83% acreditam que ter um escritório organizado é parte vital de seus negócios e que organização do escritório está correlacionada com a rentabilidade de do negócio.
Ser desorganizado torna tudo mais difícil. Por isso, selecionamos dicas para organizar sua pequena empresa e aumentar sua produtividade.
1. Organize seu espaço de trabalho
Não é ótimo olhar para o seu espaço de trabalho e ver tudo organizado, limpo e pronto para ser usado? Se você não se lembra da última vez que se sentiu assim, é hora de fazer uma pequena limpeza.
O ambiente de trabalho de uma pessoa mostrou afetar diretamente a produtividade. Pesquisadores do Instituto de Neurociência da Universidade de Princeton descobriram que a desorganização pode dificultar a capacidade de se concentrar em um trabalho. Por outro lado, 71% dos entrevistados de um estudo da OfficeMax Workspace Organization Study, disseram que se sentiram mais bem-sucedidos quando organizaram seu espaço de trabalho.
Você pode começar a organizar seu escritório de contabilidade ou sua pequena empresa com algumas etapas simples:
Você pode organizar seu escritório e pequenas empresas com estas etapas simples:
- Limpe a área de trabalho do seu computador. Uma tela de computador simplificada e limpa pode ajudá-lo a se sentir motivado e criativo. Reserve alguns momentos todos os dias para excluir arquivos desnecessários e coloque novos em pastas relevantes.
- Organize a logística de arquivos e documentos. Se você recebe diariamente documentos em papel que sejam importantes, considere organizar todos que um lugar de fácil acesso que bem avista, para que não seja esquecido. Caso tenha um departamento financeiro, ele pode ficar encarregado por essa tarefa.
- Organize os fios do computador. Não deixe nenhum cabo a mostra, hoje existem organizadores de fios baratinhos que escondem os fios e deixam tudo bem organizado.
- Arrume sua mesa de trabalho. Coloque um “preço” em tudo o que você mantém em sua mesa, mas em vez de definir um custo financeiro para cada uma, determine qual é o valor deles para o seu dia e horário de trabalho. Elimine itens desnecessários de cima da mesa, deixe apenas aqui que você está trabalhando.
Você também deve reservar 10 minutos por semana, talvez no final do dia na sexta-feira, para arrumar sua mesa. Organize seus documentos, jogue fora qualquer papel ou lixo desnecessário e assim por diante. Dessa forma, você pode começar de novo e se sentir mais organizado na próxima vez que entrar em seu escritório.
2. Escreva uma lista de tarefas para o dia seguinte (e realmente use-a)
A lista de tarefas é a linguagem universal no mundo da organização empresarial. O problema é que poucas pessoas realmente acompanham suas listas. Qual é o sentido de escrever listas de tarefas se você não as usar como referência para suas prioridades de trabalho? Aqui estão algumas dicas que o encorajarão a acompanhar sua lista de tarefas:
- Anote tudo o que você precisa para fazer (não precisa estar em nenhuma ordem específica, apenas mergulhe em seu fluxo de consciência e anote as tarefas conforme elas vierem à mente).
- Agrupe tarefas relacionadas que poderiam ser concluídas juntas ou no mesmo bloco de tempo.
- Numere sua lista de acordo com o nível de prioridade e reorganize conforme necessário. Dica: as pessoas costumam confundir tarefas pesadas em quantidade como sendo mais importantes do que tarefas pesadas em qualidade. Nada poderia estar mais longe da verdade. A prioridade deve basear-se num sistema combinado de sensibilidade ao tempo, produtividade e correspondência. Por exemplo, se eu concluir a tarefa A, poderei concluir as tarefas B e C em menos tempo e com menos esforço, portanto, a tarefa A deve ser a primeira ordem do dia.
- Crie listas de tarefas menores sob marcadores de tarefas maiores. Isso ajudará você a coordenar a conclusão de um projeto específico e incentivá-lo a continuar trabalhando em prol de seu objetivo maior.
- Marque as tarefas que foram concluídas. Você sentirá uma sensação de facilidade e realização quando visualizar uma lista de tarefas com marcas de seleção.
3. Responda e-mails assim que você os abrir
E-mail é de longe a parte mais temida do dia de trabalho. É notoriamente conhecido por manter você distraído, especialmente se você está constantemente verificando as mensagens.
Em vez de verificar periodicamente sua caixa de entrada, abrir e-mails e, em seguida, enviar respostas para um momento posterior, tente o seguinte: Separe de um a dois espaços de tempo todos os dias (de manhã e à tarde) onde você concentra sua atenção respondendo a e-mails. Isso impedirá que os e-mails interrompam seu trabalho e garantirá a felicidade organizacional em sua caixa de entrada.
4. Utilize sistemas e arquivos em nuvem
Já perdeu um computador e todos os arquivos que estavam nele? Já precisou de um documento, apresentação ou planilha enquanto estava na estrada ou em uma reunião? Quer que seus arquivos sejam perfeitamente sincronizados em todos os seus dispositivos, do seu computador ao smartphone?
Colocar seus arquivos na nuvem os mantém seguros e acessíveis, a qualquer hora e em qualquer lugar. Junte-se aos 82% das empresas que têm uma estratégia de nuvem com ferramentas como Dropbox e Google Drive, todas têm versões gratuitas e funcionarão em seu computador e dispositivos móveis.
Portanto, não importa onde você esteja ou qual dispositivo você está usando, você pode acessar os arquivos de que precisa.
Muitos empresários estão investindo em sistemas de gestão contábil online que otimizam os resultados, automatizam as tarefas e mantem os arquivos da empresa e de clientes na nuvem, para serem acessados de qualquer lugar.
5. Invista em programas de contabilidade online
Sistemas de contabilidade online organizam seus dados na nuvem, gerencia as informações suas e de seus clientes, automatiza processos do dia a dia e protege suas informações contra ataques cibernéticos. Além disso, integram suas informações com Folha de Pagamento e contas bancárias.
6. Organize o seu tempo
Muitas pessoas possuem dificuldades em gerenciar o tempo dentro da empresa. Mas, aprender a dominá-lo, pode te ajudar a organizar sua rotina e priorizar tarefas e trabalhos, além de melhorar sua qualidade de vida, garantindo mais tempo em família.
Você pode começar a melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo seguindo estas práticas:
- Cuide das tarefas durante o seu trajeto matinal. Se você usa o transporte público, pode adiantar algumas coisas antes mesmo de chegar ao escritório, como excluir e-mails desnecessários na caixa de entrada ou realizar pesquisas para o projeto no qual está trabalhando. Mesmo que você não use o transporte público e vá de carro até o trabalho, use uma conexão bluetooth com o carro para acompanhar as ligações e recados direcionados a você.
- Faça intervalos de produtividade a cada duas ou três horas. Dezenas de estudos mostram que pequenas pausas – que podem durar de cinco a quinze minutos – pode melhorar sua acuidade mental e sua capacidade de concentração durante o dia. Dê uma volta rápida pelo prédio, faça um lanche ou jogue online. Olhar para uma tela por muito tempo ou sentado por horas a fio também pode causar desconforto físico, levando à frustração e incapacidade de se concentrar na tarefa em questão. Quando você não consegue se concentrar em uma tarefa, você tende a passar para outra tarefa e deixar a tarefa anterior inacabada. Esse efeito cíclico leva a vários projetos inacabados por vez, deixando você se sentindo improdutivo, desorganizado e insatisfeito.
7.Crie um sistema organizacional que funcione para você
Em vez de se forçar a adotar um fluxo de trabalho completamente novo ou um conjunto de hábitos organizacionais, pense em experimentar diferentes ferramentas e tente integrá-las aos seus hábitos existentes. Não existe um único caminho certo para manter sua pequena empresa organizada, mas há muitas dicas e truques que você pode incorporar em seu fluxo de trabalho para otimizar a produtividade e mantê-lo organizado.
